Når skal teammedlemmer registreres i systemet?

Svaret er det samme: teammedlemmer må registreres manuelt ved det aller første møtet. Grunnen til at vi gjør dette helt i starten, er at registreringen er fundamentet for at vi i Spark* kan følge dere opp ordentlig gjennom hele løpet. Når alle på teamet er lagt inn fra dag én, vet vi hvem som er med, hvem vi skal sende invitasjoner, påminnelser og tilbud til, og hvem som skal ha tilgang til ressurser, workshops og veiledning. Det sikrer også at ingen faller mellom to stoler senere.

At registreringen er «manuell» betyr ganske enkelt at veilederen eller teamet legger inn medlemmene for hånd i systemet vårt, i stedet for at det skjer automatisk. Det tar bare et par minutter, men gir oss et ryddig utgangspunkt. Konkret bør du ved det første møtet samle inn fullt navn, e-postadresse og gjerne studieprogram for hver person, og legge dem inn med en gang mens dere er samlet – da unngår du at noen blir glemt eller at du må mase om informasjon i etterkant.

Noen praktiske tips: registrer alle som faktisk skal være aktive i teamet, ikke bare den som meldte inn ideen, slik at hele gruppen får eierskap og informasjon. Hvis teamet endrer seg underveis – noen slutter eller nye kommer til – er det viktig å oppdatere registreringen så listen alltid stemmer. En vanlig fallgruve er å utsette registreringen «til det er mer avklart», men da risikerer dere å gå glipp av invitasjoner og frister tidlig i løpet. Få det derfor unna med en gang i det første møtet.