Når skal teammedlemmer registreres i systemet etter at en startup har sendt inn registreringsskjema?

Teammedlemmer skal registreres manuelt ved det aller første møtet. Med manuelt menes at registreringen gjøres for hånd av veileder eller ansvarlig under selve møtet, i stedet for at den skjer automatisk når startupen fyller ut det innledende skjemaet. Grunnen til at vi gjør det slik, er at det første møtet er det naturlige tidspunktet hvor vi faktisk møter hele teamet, kan bekrefte hvem som virkelig er aktive med, og sikre at opplysningene blir riktige fra start.

Hvorfor dette er smart i praksis: når en startup sender inn registreringsskjemaet, er teamet ofte ikke helt avklart ennå – noen er kanskje bare løst tilknyttet, og sammensetningen kan endre seg fram til oppstart. Ved å vente til det første møtet unngår vi å registrere personer som likevel ikke blir med, og vi får et reelt og oppdatert bilde av teamet.

Konkrete steg for veileder: (1) Be alle frammøtte oppgi fullt navn, studieprogram og kontaktinformasjon i møtet. (2) Registrer hver person manuelt i systemet med riktig rolle og tilknytning til startupen. (3) Avklar samtidig hvem som er hovedkontaktperson for teamet videre.

Praktiske tips: ha skjemaet eller registreringsverktøyet klart før møtet starter, så det går raskt og ikke stjeler tid fra det faglige. Husk også å informere om hvordan personopplysningene lagres og brukes, i tråd med GDPR (EUs personvernregler), siden vi registrerer navn og kontaktinfo. En vanlig fallgruve er å glemme å oppdatere registreringen senere når noen slutter eller nye kommer til – sørg derfor for at teamet vet at de skal gi beskjed om endringer.