Teammedlemmer blir ikke registrert i systemet ved oppstart.
Registrer alltid alle teammedlemmer manuelt allerede på det første møtet, ellers mister de tilgang til informasjon og ressurser fra Spark*. Sett av fem minutter på agendaen og utpek én ansvarlig for registreringen.
Slik løser du det
Anbefalingen står fast: husk alltid å registrere teammedlemmer manuelt under det aller første møtet. Dette høres trivielt ut, men det er en av de vanligste tabbene, og den får større konsekvenser enn man tror. Når teammedlemmer ikke ligger i systemet, mister de tilgang til informasjon, invitasjoner, oppfølging og ressurser fra Spark*, og dere risikerer å gå glipp av påminnelser om frister, arrangementer og søknadsmuligheter. Å gjøre det helt i starten gjør at ingen faller mellom to stoler senere.
Grunnen til at nettopp det første møtet er det rette tidspunktet, er at alle er samlet, engasjementet er på topp, og det er lett å få inn riktige opplysninger med en gang. Jo lenger man venter, desto lettere er det å glemme, og desto vanskeligere er det å samle inn opplysninger fra folk i etterkant.
Konkrete steg: Sett av fem minutter på agendaen til selve registreringen, og gjør det sammen i møtet fremfor å «ta det etterpå». Samle inn fullt navn, e-post, telefonnummer og rolle i teamet for hvert medlem, og legg dem inn med en gang. Ta gjerne en kjapp sjekk på at alle har mottatt en bekreftelse eller fått tilgang før møtet er ferdig.
Praktisk tips: Lag en fast rutine eller sjekkliste for oppstartsmøtet der registrering er første punkt, da blir det aldri glemt. Fallgruve: ikke anta at noen andre i teamet har gjort det; utpek én ansvarlig for registreringen slik at ansvaret er tydelig plassert.