Manglende system for utstedelse av kvitteringer etter salg/giveaways.

Lag en enkel kvitteringsmal i Word, Google Docs eller Canva med navn, dato, beløp og et unikt kvitteringsnummer, og send som PDF. Når salgsvolumet vokser, gå over til et regnskapsprogram som Tripletex, Fiken eller Conta.

Slik løser du det

Anbefalingen vår er å opprette en enkel mal for kvitteringer som du kan sende til kunden i tilfeller der en faktura ikke er nødvendig eller tilgjengelig. La oss først rydde i begrepene, for de blandes ofte: en faktura er et krav om betaling som sendes før kunden har betalt («her er det du skylder, betal innen denne datoen»), mens en kvittering er en bekreftelse på at betaling allerede har skjedd («takk, dette har du betalt»). Ved direkte salg, små transaksjoner eller giveaways har du sjelden behov for en formell faktura, men kunden – og du selv – kan trenge en kvittering som dokumentasjon.

Grunnen til at dette er viktig er todelt. For kunden gir kvitteringen trygghet og en bekreftelse på kjøpet. For deg er kvitteringer dokumentasjon på inntekt, noe du trenger for ryddig bokføring og regnskap. Selv om en giveaway er gratis, kan det være lurt å ha en bekreftelse på hva som er sendt ut.

Slik lager du malen i praksis: lag et enkelt dokument i Word, Google Docs eller Canva som inneholder bedriftens navn og eventuelt organisasjonsnummer, dato, hva som er kjøpt, beløp, betalingsmåte og et unikt kvitteringsnummer. Lagre den som en mal slik at du bare fyller inn detaljene for hvert salg og sender som PDF.

Et nyttig tips for fremtiden: når salgsvolumet vokser, lønner det seg å gå over til et regnskaps- eller faktureringsprogram som Tripletex, Fiken eller Conta. Tripletex er et norsk skybasert regnskapssystem som lager både fakturaer og kvitteringer automatisk og holder orden på regnskapet ditt – mange studentbedrifter får gunstige vilkår. Fallgruve å unngå: ikke bland sammen private og bedriftens kjøp, og ta vare på all dokumentasjon fra dag én. Det sparer deg for mye hodebry når regnskapet skal gjøres opp.

Begreper forklart

Faktura
Et krav om betaling som sendes før kunden har betalt, med beløp og betalingsfrist.
Kvittering
En bekreftelse på at betaling allerede har skjedd, og dokumentasjon på inntekt for regnskapet.
Tripletex / Fiken / Conta
Norske skybaserte regnskaps- og faktureringsprogrammer som lager fakturaer og kvitteringer automatisk.
Bokføring
Den systematiske registreringen av inntekter og utgifter som danner grunnlaget for regnskapet.