Håndtering av kvitteringer og faktura
Manglende system for utstedelse av kvitteringer etter salg/giveaways.
Lag en enkel kvitteringsmal i Word, Google Docs eller Canva med navn, dato, beløp og et unikt kvitteringsnummer, og send som PDF. Når salgsvolumet vokser, gå over til et regnskapsprogram som Tripletex, Fiken eller Conta.
Slik løser du det
Anbefalingen vår er å opprette en enkel mal for kvitteringer som du kan sende til kunden i tilfeller der en faktura ikke er nødvendig eller tilgjengelig. La oss først rydde i begrepene, for de blandes ofte: en faktura er et krav om betaling som sendes før kunden har betalt («her er det du skylder, betal innen denne datoen»), mens en kvittering er en bekreftelse på at betaling allerede har skjedd («takk, dette har du betalt»). Ved direkte salg, små transaksjoner eller giveaways har du sjelden behov for en formell faktura, men kunden – og du selv – kan trenge en kvittering som dokumentasjon. Grunnen til at dette er viktig er todelt. For kunden gir kvitteringen trygghet og en bekreftelse på kjøpet. For deg er kvitteringer dokumentasjon på inntekt, noe du trenger for ryddig bokføring og regnskap. Selv om en giveaway er gratis, kan det være lurt å ha en bekreftelse på hva som er sendt ut. Slik lager du malen i praksis: lag et enkelt dokument i Word, Google Docs eller Canva som inneholder bedriftens navn og eventuelt organisasjonsnummer, dato, hva som er kjøpt, beløp, betalingsmåte og et unikt kvitteringsnummer. Lagre den som en mal slik at du bare fyller inn detaljene for hvert salg og sender som PDF. Et nyttig tips for fremtiden: når salgsvolumet vokser, lønner det seg å gå over til et regnskaps- eller faktureringsprogram som Tripletex, Fiken eller Conta. Tripletex er et norsk skybasert regnskapssystem som lager både fakturaer og kvitteringer automatisk og holder orden på regnskapet ditt – mange studentbedrifter får gunstige vilkår. Fallgruve å unngå: ikke bland sammen private og bedriftens kjøp, og ta vare på all dokumentasjon fra dag én. Det sparer deg for mye hodebry når regnskapet skal gjøres opp.
Begreper forklart
- Faktura
- Et krav om betaling som sendes før kunden har betalt, med beløp og betalingsfrist.
- Kvittering
- En bekreftelse på at betaling allerede har skjedd, og dokumentasjon på inntekt for regnskapet.
- Tripletex / Fiken / Conta
- Norske skybaserte regnskaps- og faktureringsprogrammer som lager fakturaer og kvitteringer automatisk.
- Bokføring
- Den systematiske registreringen av inntekter og utgifter som danner grunnlaget for regnskapet.
Trenger du hjelp med akkurat dette?
Er du student ved NTNU i Trondheim eller Ålesund? Da kan du få en gratis, personlig veileder fra Spark* som hjelper deg videre med nettopp din idé.
Ofte stilte spørsmål
Hva gjør man når man har en god forretningsidé, men mangler den tekniske kompetansen for å bygge løsningen eller vise troverdighet?
Identifiser kompetansegapet tidlig og finn en medgründer, ikke bare en innleid utvikler, for teknisk troverdighet og en MVP. Avtal roller og eierfordeling tidlig, gjerne med vesting, og skriv det ned.
Les hele svaret →Hva gjør man når teammedlemmer ikke møter opp eller ikke leverer på oppgaver?
Ta tak i manglende oppmøte tidlig med åpne en-til-en-samtaler, vurder kapasitet og juster roller, og skill lag hvis det ikke hjelper. Har dere stiftet selskap, bør en vesting-ordning i medgründeravtalen sikre rettferdig fordeling.
Les hele svaret →Hva gjør man når man får avslag på ANEO-bidraget grunnet manglende validering?
Avslag grunnet manglende validering fikser du ved å forstå markedet bedre, teste ideen billig (f.eks. med Figma-mockup eller landingsside) og validere forretningsmodellen med Business Model Canvas. Vis i neste søknad hva du har lært og dokumentert.
Les hele svaret →Hvordan håndtere situasjonen når teamspiriten blir rystet etter at et medlem må forlate teamet på grunn av overlappende roller eller startupens fase?
Kommuniser tydelig fra ledelsen hvorfor noen forlater teamet, og behandle personen med respekt for å unngå rykter og mistillit. Hent gjerne inn en nøytral tredjepart til å håndtere gruppedynamikken og de emosjonelle sidene.
Les hele svaret →Hva gjør man når man får innvilget Discovery, men med forutsetningen om at innleide ikke kan tiltre i stilling etter endt prosjekt?
Ikke gjett på karantenereglene – les vilkårene i tilsagnsbrevet ordrett, finn ut hvor lang karantenen er og hva den omfatter, og be NTNU Discovery om skriftlig avklaring ved tvil. Da finner dere som regel et lovlig handlingsrom.
Les hele svaret →Har du et annet spørsmål? Ta kontakt med oss.