Hva gjør man med utgifter som oppstår i prosjektet, for eksempel til domener?

Alle kvitteringer må tas vare på dersom det oppstår utgifter, og dette er en vane det er lurt å etablere fra dag én. Grunnen er enkel: så snart prosjektet ditt blir et selskap eller du søker om refusjon eller tilskudd, må du kunne dokumentere hva pengene faktisk er brukt til. En kvittering er beviset på at en utgift er reell og knyttet til virksomheten, og uten den kan du verken føre utgiften i regnskapet, få den dekket av et tilskudd, eller trekke fra moms senere. Dette gjelder selv små beløp som et domenenavn, en programvarelisens, et SIM-kort til en prototype eller en kaffe i et kundemøte. Praktiske tips: Lag en fast mappe (gjerne digital, for eksempel i Google Drive eller en delt mappe teamet har tilgang til) der dere legger alle kvitteringer fortløpende. Ta bilde av papirkvitteringer med en gang, siden termopapir falmer og blir uleselig etter noen måneder. Lagre PDF-kvitteringer fra netthandel direkte. Skriv gjerne en kort notis om hva utgiften gjaldt og hvilket prosjekt eller hvilken aktivitet den hører til. En vanlig fallgruve er å betale prosjektutgifter fra egen privat konto og så glemme å notere det. Hvis dere senere stifter AS, kan slike utlegg refunderes til den som la ut, men kun hvis det finnes dokumentasjon. Da er det også greit å føre en enkel oversikt over hvem som har lagt ut hva. Når dere får et regnskapssystem (for eksempel Tripletex), kan kvitteringene lastes rett inn der. God orden nå sparer dere for mye hodebry og bortkastede kroner senere.