Når bør man begynne å bruke profesjonell regnskapsprogramvare?

Du bør ta i bruk regnskapsprogramvare med en gang selskapet er startet. Før dette – altså i idé- og forberedelsesfasen før selskapet formelt eksisterer – er det tilfredsstillende å føre en enkel oversikt over utgifter og tilskudd i Excel. Grunnen til dette skillet er at i det øyeblikket selskapet er stiftet, oppstår det en lovpålagt bokføringsplikt: alle inntekter og utgifter må registreres systematisk og kunne dokumenteres, og det er rett og slett ikke noe du ønsker å gjøre manuelt eller etterpå.

Regnskapsprogramvare er et digitalt verktøy som hjelper deg å bokføre (registrere) alle transaksjoner, holde orden på bilag (kvitteringer og fakturaer), håndtere merverdiavgift (mva) og lage de rapportene myndighetene krever. Vanlige programmer i Norge er for eksempel Tripletex, Fiken og PowerOffice; mange av dem har gunstige eller gratis ordninger for nystartede selskaper og studenter, så det er verdt å sjekke startup-rabatter. Fordelen med å komme i gang med en gang er at du slipper å rette opp et rot i ettertid, du får automatisk hjelp til mva og årsoppgjør, og du holder den private og den selskapsmessige økonomien tydelig adskilt – noe som både er et krav og en stor lettelse når regnskapet skal avsluttes.

Før selskapet er stiftet holder det med en enkel Excel-oversikt fordi du ennå ikke har bokføringsplikt; her noterer du bare hva du har av utgifter (for eksempel domene, småinnkjøp, reiser) og hvilke tilskudd eller støtte du har fått. Et viktig tips er likevel å ta vare på alle kvitteringer fra denne tidlige fasen, for enkelte utgifter du hadde rett før oppstart kan i noen tilfeller føres i selskapet etterpå. En klassisk fallgruve er å la regnskapet «vente til senere» etter at selskapet er startet – det gjør jobben mye større og mer feilutsatt. Kom heller i gang fra dag én, og spør gjerne Spark* eller en regnskapsfører om hjelp til å sette opp riktig verktøy.