Medarbeidere reduserer timer eller ønsker å slutte fordi arbeidsmengden blir for stor.

Slik løser du det

Planlegg kapasitet og legg opp til skalerbarhet. Bruk timelister for å varsle når belastningen blir for høy, og gjennomfør regelmessige medarbeidersamtaler for å tilpasse arbeidskapasiteten. Dette rådet handler om å gå fra brannslukking til forutsigbarhet. Kapasitetsplanlegging betyr ganske enkelt at dere på forhånd kartlegger hvor mange timer hver person realistisk kan bidra med – husk at studenter også har forelesninger, eksamener og et privatliv – og fordeler oppgavene deretter, i stedet for at alt lander på de mest ivrige. Når vi snakker om skalerbarhet, mener vi at arbeidet bør organiseres slik at det tåler vekst uten at noen få brenner seg ut: dokumenter rutiner, unngå at kritisk kunnskap bare bor i ett hode, og bygg oppgaver dere kan delegere etter hvert som teamet vokser. Timelister er et enkelt, men kraftfullt verktøy her: ved at hver person fører hvor mange timer de faktisk legger ned, får dere et tidlig varselsignal når noen jobber langt mer enn avtalt. Da kan dere gripe inn før det ender i utbrenthet – en tilstand av kronisk utmattelse som ofte fører nettopp til at folk reduserer stillingen eller slutter. Et konkret oppsett kan være en delt timeliste i et regneark eller et verktøy som Toggl eller Clockify, gjennomgått ukentlig. De regelmessige medarbeidersamtalene (en strukturert en-til-en-prat mellom leder og medarbeider) er stedet der dere fanger opp hvordan folk egentlig har det, justerer arbeidsmengde, og anerkjenner innsats. Hold dem gjerne hver fjerde til sjette uke. Praktiske tips: normaliser at det er greit å si fra om for mye å gjøre, sett realistiske frister, og feir delmål for å holde motivasjonen oppe. Vanlige fallgruver er å belønne overtid med enda mer ansvar, og å overse stille medarbeidere som ikke roper varsku selv om de sliter. God kapasitetsstyring er det som holder teamet sammen over tid.