Hvordan sikre at andre i organisasjonen er trygge nok til å ta møter på dine vegne?

Slik løser du det

Å delegere møter betyr å la andre i teamet representere dere og ta møter på dine vegne, noe som er helt nødvendig for at organisasjonen skal vokse uten at du blir flaskehalsen. Nøkkelen er å bygge tryggheten gradvis, ikke kaste folk ut på dypt vann. En trygg person opptrer roligere, lytter bedre og representerer dere på en god måte, mens en utrygg person fort blir stresset og enten lover for mye eller klarer ikke svare på spørsmål. 1. Ta dem med i andre møter slik at de kan observere og lære ved å herme. Når en person får sitte på som observatør, ser de hvordan du håndterer ulike situasjoner, hvilke spørsmål som dukker opp, og hvordan en god samtale flyter. Dette kalles ofte mesterlære eller «shadowing»: man lærer ved å se en mer erfaren person i aksjon før man prøver selv. Be dem gjerne notere underveis, og ta en kort oppsummering etterpå om hva de la merke til. 2. La dem holde interne møter for å øve i trygge rammer. Et internt møte er lavere risiko fordi det er innenfor egen organisasjon, der det ikke gjør noe om noe blir litt klønete. Her får personen trent på å lede en samtale, holde en agenda og oppsummere beslutninger, uten presset av at en ekstern part skal bedømme dere. 3. Hold et forventningsavklaringsmøte med dem før de skal holde eksterne møter for å tilby hjelp og definere krav. En forventningsavklaring er en kort prat der dere blir enige om hva som er målet med møtet, hva personen har lov til å love eller bestemme, hva de skal henvise videre til deg, og hva de skal gjøre hvis de blir usikre. Dette gir trygghet fordi rammene er klare på forhånd. En vanlig fallgruve er å delegere et møte og samtidig kritisere alt i etterkant. Gi heller anerkjennelse for det som gikk bra, og pek på én eller to konkrete ting de kan øve mer på til neste gang.