Hvordan unngå overbelastning av bedriften ved timeføring i Tripletex?

Hovedrådet er å fordele arbeidslasten jevnt over tid, og å bruke et enkelt Excel-ark til å skissere estimerte timer – det vi liker å kalle "ish-timer" – for de kommende månedene før dere fører dem inn i Tripletex. Da får dere oversikt og unngår at alt hoper seg opp.

Kort om verktøyene: Tripletex er et norsk skybasert regnskaps- og timeføringssystem som er svært utbredt blant små bedrifter og studentbedrifter. Der fører dere faktiske, dokumenterte timer som danner grunnlag for fakturering og lønn – det skal være presist. Excel (eller Google Sheets) er et regneark der dere derimot kan jobbe fritt og uforpliktende med planlegging. "Ish-timer" betyr nettopp grove anslag: du gjetter for eksempel at et kundeprosjekt tar "ish 20 timer" i juni og "ish 15 timer" i juli. Poenget er ikke nøyaktighet, men å se helheten.

Slik kan dere gjøre det i praksis: Lag et regneark med månedene bortover i kolonnene og prosjektene/oppgavene i radene. Fyll inn estimerte timer per oppgave per måned. Summer hver måned nederst. Sammenlign summen med hvor mange timer dere realistisk har tilgjengelig (husk ferie, eksamen og fritid). Ser dere at en måned bobler over kapasitet, kan dere flytte oppgaver til en roligere måned, takke nei til nye oppdrag eller hente inn hjelp – før dere har lovet bort for mye.

Hvorfor er dette viktig? Overbelastning fører til dårligere kvalitet, stress og utbrenthet, og i studentbedrifter er det en klassisk grunn til at folk faller fra. Ved å planlegge i Excel først og føre i Tripletex etterpå, skiller dere planlegging fra dokumentasjon. En vanlig fallgruve er å bruke Tripletex som planleggingsverktøy – det blir tungvint og lite fleksibelt. Hold det praktiske kladdearbeidet i Excel, og hold Tripletex rent og presist.