Hvordan sikre en smidig overgang når en prosjektdeltaker byttes ut med en ny?

Vårt råd består av to deler som vi anbefaler å følge samlet: 1) Lag en mal for stillingsbeskrivelse som den avgående personen fyller ut (med rolle, ansvar, leder, utførte oppgaver og tips til etterfølger), og 2) planlegg og gjennomfør en overgangsperiode der den gamle medarbeideren lærer opp den nye og tar vedkommende med på relevante møter og aktiviteter. La oss forklare hvorfor begge delene trengs.

Utfordringen ved rolleoverlevering er «taus kunnskap»: alt det en person vet uten å tenke over det, som hvem man kontakter, hvilke uskrevne rutiner som gjelder, og hvilke fallgruver man bør unngå. Hvis dette ikke overføres, må den nye personen gjenoppfinne hjulet, og prosjektet mister fart. Dette er spesielt kritisk i studentdrevne prosjekt, der folk byttes ut hvert år.

Del 1, den skriftlige stillingsbeskrivelsen, sikrer at den eksplisitte kunnskapen bevares svart på hvitt. Den fungerer som et oppslagsverk den nye kan gå tilbake til. Tips til etterfølger-feltet er spesielt verdifullt fordi det fanger erfaringer du ellers ikke finner i et organisasjonskart.

Del 2, overgangsperioden med opplæring og felles møtedeltakelse, overfører den tause kunnskapen og bygger relasjoner. Når den nye blir tatt med på møter, lærer vedkommende både innholdet og menneskene, og kan stille spørsmål mens den gamle fortsatt er tilgjengelig.

Konkrete steg: 1) Lag malen i god tid før byttet. 2) Sett av en konkret overlappingsperiode, gjerne noen uker. 3) La den nye observere først, så gjøre med støtte, så gjøre selvstendig. Fallgruve: ikke vent til siste dag, da forsvinner all taus kunnskap med personen. Spark* deler gjerne maler og erfaringer fra andre prosjekter.