Hvilke juridiske dokumenter trenger et nyoppstartet oversettelsesbyrå?

Slik løser du det

Det er nødvendig å utarbeide en personvernserklæring (GDPR) for å kunne samle inn data i en database, samt vurdere ansvarsforsikring og NDA-avtaler (fortrolighetsavtaler) overfor underleverandører og kunder. Disse tre tingene henger sammen med kjernen i et oversettelsesbyrås virksomhet: dere håndterer andres tekster og persondata, og da følger det juridiske forpliktelser som beskytter både kundene og dere selv. La oss forklare begrepene. GDPR (General Data Protection Regulation, på norsk personvernforordningen) er EU/EØS-regelverket som styrer hvordan virksomheter får lov til å samle inn, lagre og behandle personopplysninger - altså informasjon som kan knyttes til en person, som navn, e-post eller innholdet i dokumenter. En personvernerklæring er dokumentet der dere åpent forklarer hvilke data dere samler inn, hvorfor, hvor lenge dere lagrer dem, og hvilke rettigheter den enkelte har. Den er lovpålagt så snart dere lagrer persondata i en database, og bygger tillit hos kundene. Datatilsynet har gode maler og veiledere på norsk. En NDA (Non-Disclosure Agreement), på norsk en fortrolighets- eller taushetspliktsavtale, forplikter partene til å holde konfidensiell informasjon hemmelig. For et oversettelsesbyrå er dette spesielt viktig fordi dere får tilgang til kundenes sensitive dokumenter - kontrakter, forskning, forretningshemmeligheter - og fordi dere ofte bruker frilansoversettere (underleverandører) som også må binde seg til taushet. NDA-er bør derfor gå begge veier: overfor kundene (dere lover å beskytte deres innhold) og overfor underleverandørene (de lover det samme til dere). Ansvarsforsikring beskytter dere økonomisk hvis dere gjør en feil som påfører kunden tap - for eksempel en feiloversettelse i et viktig juridisk eller medisinsk dokument som får konsekvenser. En vanlig fallgruve er å undervurdere nettopp dette ansvaret, fordi språk har stor betydning og en feil kan bli kostbar. Konkrete steg: Bruk Datatilsynets maler for personvernerklæring, få på plass standard NDA-er begge veier før dere starter oppdrag, og innhent tilbud på ansvarsforsikring fra et forsikringsselskap. Vurder å konsultere en jurist for de første avtalemalene - det koster lite mot tryggheten det gir. Spark* kan vise deg videre til riktige ressurser.