Hva må gjøres når et teammedlem slutter eller en ny person kommer inn?

Hvis det ikke er et formelt AS, kreves ingen formelle papirer ved utgang. Ved nyrekruttering må kontrakten oppdateres og det må lages en tydelig forventningsavklaring om arbeidsmengde. La oss utdype dette, for personendringer er en av de vanligste kildene til konflikt i studentteam.

Først en avklaring: AS står for aksjeselskap, en formelt registrert juridisk enhet med eiere (aksjonærer). Dersom dere IKKE har stiftet et AS, er teamet juridisk sett bare en gruppe personer som samarbeider, og det finnes ikke aksjer eller eierandeler som må overdras når noen slutter. Derfor kreves det normalt ingen formelle papirer ved utgang i denne fasen – men det er likevel lurt å skrive en kort, signert bekreftelse på at vedkommende ikke har utestående krav eller eierskap til det som er laget. Det forebygger uenighet senere, særlig hvis prosjektet plutselig blir verdifullt.

Ved nyrekruttering bør 'kontrakten' (gjerne en enkel samarbeids- eller teamavtale) oppdateres til å inkludere den nye personen: hvilken rolle hen har, hva hen bidrar med, og hvilke rettigheter og forpliktelser som gjelder. En forventningsavklaring om arbeidsmengde er kanskje det aller viktigste – avklar tidlig og konkret hvor mange timer i uka hen realistisk kan bidra, ettersom studenter har svært ulik kapasitet ved siden av studiene. Ujevn innsats som ikke er snakket om på forhånd er en klassisk kilde til frustrasjon.

Et sentralt begrep her er vesting, særlig viktig den dagen dere blir et AS. Vesting betyr at en person opptjener sine eierandeler gradvis over tid (for eksempel litt hver måned over fire år), i stedet for å få alt med en gang. Da unngår dere det vonde scenariet der noen slutter etter kort tid, men beholder en stor eierpost de egentlig ikke har gjort seg fortjent til. Avtal gjerne prinsippet om vesting allerede nå, så det er på plass når selskapet stiftes.

Praktiske tips: skriv ned avtaler selv om dere er venner – det beskytter vennskapet, ikke truer det. Ha en ærlig samtale om eierfordeling tidlig, og oppdater teamavtalen hver gang sammensetningen endrer seg. Spark* kan hjelpe dere med maler og veiledning.