Hva gjør man hvis utgiftene overstiger bevilget beløp på grunn av endringer i valutakurs (f.eks. USD til NOK)?

Kontakt TEB-ansvarlig i Spark for å høre om det er mulig å få innvilget tilleggsbeløp, og send e-post til ansvarlig for tilbakebetaling ved NTNU for avklaring om fakturaen skal føres i USD eller NOK. Bakgrunnen er denne: TEB (Tilskudd til Etablering av Bedrift) bevilges som et fast beløp i norske kroner (NOK). Når du kjøper noe fra utlandet, prises fakturaen ofte i en utenlandsk valuta som USD (amerikanske dollar). Siden valutakursen – altså hvor mange kroner du må betale for én dollar – endrer seg fra dag til dag, kan den faktiske kostnaden i NOK bli høyere enn da du regnet på den i søknaden. Eksempel: en faktura på 1 000 USD koster 10 000 kr hvis kursen er 10, men 11 000 kr hvis kursen stiger til 11. Da kan du plutselig mangle dekning for differansen.

Det er nettopp derfor du bør gjøre to ting parallelt. For det første: kontakt TEB-ansvarlig i Spark* så tidlig som mulig og forklar situasjonen, så de kan vurdere om det finnes rom for et tilleggsbeløp som dekker kursøkningen. Vær konkret – oppgi opprinnelig bevilgning, fakturabeløpet i valuta, kursen på betalingstidspunktet og differansen i NOK. For det andre: send en e-post til den tilbakebetalingsansvarlige ved NTNU for å få avklart om refusjonen og bokføringen skal skje i USD eller NOK, og hvilken kurs som skal brukes (for eksempel kursen på fakturadato eller betalingsdato). Dette er viktig fordi refusjonsbeløpet ditt avhenger direkte av valget. En vanlig fallgruve er å betale fakturaen først og spørre etterpå – da kan du sitte igjen med en udekket regning. Ta gjerne skjermbilde av kursen den dagen du betaler, som dokumentasjon. Spark* er vant til denne typen spørsmål og hjelper deg med å finne riktig fremgangsmåte.